UFSC SEM PAPEL

Sistema Digital de Gestão Integrada
 

Para dar suporte ao propósito de digitalização dos documentos foram desenvolvidos inicialmente quatro sistemas de computação que vão atender às rotinas de tramitação de correspondências, solicitações, compras, almoxarifado e patrimônio. São eles: Sistema de Gestão de Compras e Licitações[SCL]; Sistema de Almoxarifados e Materiais [ALX]; Sistema de Gestão Patrimonial [SIP]; Sistema de Controle de Processos Administrativos Digitais [CPA].Estima-se que os sistemas vão ser operados diariamente, em média, por quinhentos servidores. Esse grupo vem sendo capacitado durante os meses de setembro e outubro para que possa assimilar e incorporar a nova rotina nas suas atividades. A maioria dos servidores docentes e técnico-administrativos da instituição deverá utilizar principalmente o Sistema de Controle de Processos Administrativos para enviar correspondências, realizar solicitações e abrir processos. Para eles serão oferecidos cursos de capacitação durante este e o próximo ano. Ainda, o usuário dos sistemas contará com o auxílio de vídeo-aulas e tutoriais durante todo o processo de apropriação das ferramentas.A mudança da rotina proposta pelo uso dos sistemas vai causar impacto nos hábitos da comunidade universitária, herdeira de uma cultura burocrática que se fundamenta no uso de papel para tramitar seus processos administrativos. Por outro lado, a UFSC vai afirmar seu compromisso com os preceitos da sustentabilidade do planeta.Em 2009 a UFSC usou 13.388 resmas de papel. São 6.694.000 folhas A4 usadas durante o ano em memorandos e processos, que equivalem a 33,7 toneladas de celulose. Para produzir essa celulose são necessários 127 metros cúbicos de madeira, que resulta do abatimento de 924 árvores com mais de sete anos de vida. Nesta conta estamos considerando apenas o uso do papel em ofícios, memorandos e folhas de processo registrados no sistema Notes da UFSC. Não estão sendo consideradas aqui outras atividades que usam papel A4, como as cópias e impressos de livros, por exemplo. Também, não se mensurou aqui a diminuição no uso de cartuchos, impressoras etc que também demandam recursos financeiros e naturais.Correlato à diminuição do impacto ambiental com o uso do papel, há também outro benefício que a mudança para a rotina digital propicia à UFSC e à sociedade. Ao implantar o uso destes sistemas nas suas atividades administrativas, a UFSC está investindo em transparência pública, afirmando a proposta do governo federal para qualificação do serviço público. Os sistemas possibilitam que os usuários acompanhem as etapas da solicitação, a movimentação dos processos, a compra de materiais de forma clara, explícita e transparente.Para que fosse possível implantar a rotina digital na cultura organizacional da UFSC, é importante ressaltar que foi necessário criar uma rede de cabeamento ótico e infraestrutura digital com envergadura apropriada.A UFSC sem papel foi um sonho, idealizado pela comunidade universitária, que está perto de se tornar uma realidade. Neste ritmo está sendo construída a UFSC do século XXI, rumo à concretização da sua visão: ser uma universidade de excelência.