Se alguma vez você já passou tempo demais caçando uma fatura no meio de uma pilha de papéis ou pesquisando arquivos em papel, pode ter desejado trabalhar em um escritório sem papel. Você não é o único.

Assim que os computadores começaram a aparecer nas mesas dos escritórios, há mais de 20 anos, a idéia de uma comunicação eletrônica e sem papel também surgiu. Mas apesar de todo o tempo que passou, a maioria dos negócios está longe de funcionar sem papel.

Os argumentos para se livrar das pilhas de papéis são fortes. Eliminando os papéis nos armários, por exemplo, uma empresa pode criar mais espaço e reduzir os custos de armazenagem fora do local de trabalho. Através da troca eletrônica de informações com fornecedores e clientes, um negócio pode deixar a informação acessível de maneira rápida, e por outro lado, mais particular e segura com o uso de criptografia, senhas e outras medidas de segurança. Para alguns negócios, como aqueles na indústria de assistência médica, que são regulamentados pela Health Insurance Portability and Privacy Act (HIPAA) (Lei da Portabilidade e Privacidade do Seguro de Saúde), ter registros sem papéis pode ser uma exigência regulatória.

Mas o processo para se livrar dos papéis pode ser desencorajador. Existem os custos com novos equipamentos e programas a serem considerados, assim como os custos de converter registros no papel em arquivos eletrônicos. E existem as decisões sobre como e quando fazer a mudança, qual a quantidade de papel a ser convertida, como lidar com o papel que continua a vir de fornecedores e clientes, como convencer os funcionários e treiná-los a usar os novos sistemas e como continuar trabalhando normalmente durante essa mudança.

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